OSA-guiden

Introduktion

Organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA)

För att förebygga ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling ska du som arbetsgivare som en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet arbeta med den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, OSA. Det styrs av AFS 2015:4 Organisatorisk och social arbetsmiljö.

Du och ditt behörigt utsedda skyddsombud ska undersöka vilka risker som finns, bedöma hur allvarliga de är, åtgärda dem och följa upp. Precis som ni ska göra med den fysiska arbetsmiljön. Ni ska i samverkan regelbundet se över hur det är på er arbetsplats när det gäller:

den organisatoriska arbetsmiljön; ledning och styrning, kommunikation, delaktighet, handlingsutrymme, arbetsfördelning och balans mellan krav och resurser.
den sociala arbetsmiljön; det sociala samspelet, samarbete och socialt stöd från chefer och kollegor.

OSA består av tre huvudområden:

Arbetsbelastning
Arbetstid
Kränkande särbehandling

Arbetet med OSA ska vara en del i det systematiska arbetsmiljöarbetet och vår OSA-guide kan vara ett stöd för dig som ska arbeta med OSA i ert företag.

Kom ihåg

Samverkan är grunden i allt arbetsmiljöarbete!

Skriv ut

Nuläge - företaget

Checklistor för att kartlägga företagets rutiner gällande den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.

Med hjälp av dessa fyra checklistor kan ni på företaget kartlägga hur ni arbetar med den organisatoriska och sociala arbetsmiljön:

Hur arbetar vi med den organisatoriska och sociala arbetsmiljön?
Hur arbetar vi med att undersöka arbetsbelastning?
Hur arbetar vi med att undersöka arbetstidens påverkan?
Hur arbetar vi med att hantera kränkande särbehandling?

Kom ihåg att samverkan är grunden i allt arbetsmiljöarbete!

Introduktion till checklistorna

Det finns tre olikfärgade svarsalternativ för att underlätta överblick och tydlighet när ni går igenom svaren:

Grönt:  Fungerar  bra
Orange:  Åtgärda
Rött:  Åtgärda direkt

På checklistorna finns det också utrymme att lägga till frågor som är viktiga för just ert företag och vid varje fråga finns extra plats för att skriva ner kommentarer.

Kommentarerna kan sedan användas som en grund när ni skriver er handlingsplan med mål och åtgärder. Till detta kan ni använda OSA-guidens Handlingsplan.

Exempel på frågor:

Vet medarbetarna vilka arbetsuppgifter de ska utföra och vilka som ska prioriteras när tiden inte räcker till?
Finns det tid och plats för att medarbetarna ska kunna återhämta sig under arbetstid?
Har ni rutiner för vad ni ska göra om kränkande särbehandling inträffar?
Finns det en tydlig uppgiftsfördelning som visar vem som ansvarar för arbetsmiljöarbetet inom OSA?

Varje checklista har en introduktion med råd om hur ni kan förbereda, genomföra och följa upp kartläggningen.

Skriv ut

Nuläge - medarbetare

Checklista för medarbetarundersökning gällande den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.

När ni på företaget ska undersöka hur individer och arbetsgrupper mår kan ni använda checklistan Nuläge medarbetare/arbetsgrupp.

Introduktion till checklistan

Checklistan har tre fokusområden;

Arbetsbelastning
Arbetstid
Kränkande särbehandling

Ni väljer om ni vill undersöka ett eller alla tre fokusområden vid samma tillfälle.

Det finns fem olika svarsalternativ där 1 visar ett lågt värde och 5 ett högt värde.

Ni kan även välja om underökningen ska genomföras enskilt eller i grupp.

Efter undersökningen för ni över resultatet i en Riskbedömning/sammanställning och skriver in det som behöver åtgärdas i en Handlingsplan. Blanketter och mer information hittar ni under avsnittet Planera.

Medarbetarundersökningar ska  ske regelbundet.

Skriv ut

Planera

Riskbedömning/sammanställning och handlingsplan för att följa upp den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.

När ni på företaget har undersökt hur medarbetare och/eller arbetsgrupp mår gällande den organisatoriska och sociala arbetsmiljön är det dags att göra en sammanställning och riskbedömning av det som framkommit.

Ni kan använda blanketten Riskbedömning/sammanställning

Det ni behöver åtgärda eller åtgärda direkt för ni in i en Handlingsplan

Introduktion till Riskbedömning/sammanställning

Fyll i hur många individer som svarat med ettor respektive tvåor och så vidare, vid varje fråga. Tänk på att även om det bara är en eller ett fåtal som satt ett lågt värde är det ett tecken på att frågan kan behöva tas omhand.

Använd kommentarsfältet för att göra noteringar.

I rutan till höger framgår hur resultaten 1 – 5 ska hanteras.

Introduktion till Handlingsplan

Börja med att beskriva problemet som behöver åtgärdas. Kryssa i läge orange eller röd, beskriv åtgärden som ska göras, fyll i namn på person som är ansvarig för åtgärden, datum för när åtgärden ska vara slutförd, uppföljningsdatum och signera när åtgärden är slutförd.

Tänk på att samverkan är viktig och att alla som skriver under handlingsplanen ska medverka i processen!

Skriv ut

Praktiska hjälpmedel

Här finns bland annat exempel på policys, mallar och rutiner för att dokumentera och arbeta med företagets organisatoriska och sociala arbetsmiljö.

Policys, mallar och rutiner

Stöd för att skapa en arbetsmiljöpolicy Förklarande text om varför ni ska ha en arbetsmiljöpolicy samt exempel på vad en arbetsmiljöpolicy kan innehålla.

Mall för arbetsmiljöpolicy Den här mallen kan ni använda för att skriva ihop er arbetsmiljöpolicy.

Exempel på policy mot kränkande särbehandling Arbetsgivare ska klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras i verksamheten. Policyn ska vara känd för alla i verksamheten. Exemplet här innehåller en förklarande text om varför ni ska ha en rutin samt exempel på hur en policy kan utformas. Ni behöver lägga in ert eget företagsnamn i dokumentet. I övrigt kan ni välja att använda texten som den är eller ta bort, alternativt lägga till, innehåll så att det passar ert företags verksamhet.

Exempel på rutin – Kränkande särbehandling Arbetsgivare ansvarar för att det finns en rutin mot kränkande särbehandling. Den ska tas fram i samverkan med skyddsombud. Rutinen ska vara känd för alla i verksamheten. Detta dokument innehåller förklarande text om varför ni ska ha en rutin samt exempel på vad en rutin kan innehålla.

Rutin vid tillbud eller vid signal från medarbetare – Arbetstid Ett problem eller en situation som är, eller kan leda till, en hälsorisk på en arbetsplats ska utredas och undersökas. I vårt förslag får du som uppgiftsfördelad chef, vägledning. Välj att använda det som det är, lägg till eller ta bort innehåll så att det passar ert företags verksamhet.

Rutin vid tillbud eller vid signal från medarbetare – Arbetsbelastning Ett problem eller en situation som är, eller kan leda till, en hälsorisk på en arbetsplats ska utredas och undersökas. I vårt förslag får du som uppgiftsfördelad chef, vägledning. Välj att använda det som det är, lägg till eller ta bort innehåll så att det passar ert företags verksamhet.

Rutin vid tillbud eller vid signal från medarbetare – Kränkande särbehandling Arbetsgivare är skyldiga att agera omedelbart efter kännedom om att kränkande särbehandling förekommer. I vårt förslag får du som uppgiftsfördelad chef, vägledning. Förslaget kan ni välja att använda som det är, lägg till eller ta bort innehåll så att det passar ert företags verksamhet.

Tillbudsrapport gällande arbetstid och arbetsbelastning Den här mallen kan ni välja att använda som den är, lägg till eller ta bort innehåll så att det passar ert företags verksamhet.

Anmälan om kränkande särbehandling Den här mallen kan ni välja att använda som den är, lägga till eller ta bort innehåll så att det passar ert företags verksamhet.

Checklistor

Checklistor som ni även hittar på andra platser i TYAs OSA-guide.

Hur arbetar vi med den organisatoriska och sociala arbetsmiljön För mer information gå till avsnitt Nuläget – Företaget

Hur arbetar vi med att undersöka arbetsbelastning? För mer information gå till avsnitt Nuläget – Företaget

Hur arbetar vi med att undersöka arbetstidens påverkan? För mer information gå till avsnitt Nuläget – Företaget

Hur arbetar vi med att hantera kränkande särbehandling För mer information gå till avsnitt Nuläget – Företaget

Nuläge medarbetare/arbetsgrupp gällande arbetsbelastning, arbetstid och kränkande särbehandling För mer information gå till avsnitt Nuläget – Företaget

Riskbedömning/sammanställning – Medarbetare/arbetsgrupp För mer information gå till avsnitt Planera

Handlingsplan För mer information gå till avsnitt Planera

Övriga hjälpmedel

Stödfrågor till medarbetarsamtal Här finner ni förslag på frågor som kan användas för att lyfta frågor kring organisatorisk och social arbetsmiljö vid ett medarbetarsamtal.

Presentation som förklarar OSA – organisatorisk och social arbetsmiljö Den här presentationen kan användas på till exempel en arbetsplatsträff för att informera om bakgrunden till föreskriften Organisatorisk och social arbetsmiljö samt vad den innehåller.

Talarmanus till presentation Här hittar du stöd i form av talarmanus till presentationen som förklarar OSA.

Skriv ut

Fördjupning

Organisatorisk och social arbetsmiljö: Vad är det och hur gör man?

I samverkan med skyddsombud och anställda måste du som arbetsgivare se till att ingen i din verksamhet drabbas av ohälsosam arbetsbelastning eller kränkande särbehandling. Detta arbete ska vara en del i det vanliga systematiska arbetsmiljöarbetet, vilket Arbetsmiljöverket kräver i sina föreskrifter om den organisatoriska och sociala arbetsmiljön (OSA), AFS 2015:4.

Anmälningar om arbetssjukdom på grund av psykisk ohälsa har ökat. Några exempel på orsaker är för mycket arbete, för hög arbetstakt och problem i relationer på arbetsplatsen såsom samarbetsproblem, konflikter och mobbning.

Detta är bakgrunden till OSA-föreskriften som du måste följa på samma sätt som andra föreskrifter så som till exempel kemiska arbetsmiljörisker och buller.

Tidigare talades det om psykosocial arbetsmiljö. Men individens psyke kan du som arbetsgivare inte påverka. Därför talar man idag om OSA.

Den organisatoriska arbetsmiljön handlar bland annat om:
- Hur gör du när du leder, styr och fördelar arbetsuppgifter?
- Hur ser det ut för medarbetarna med balansen mellan krav, resurser, ansvar och stöd?
- Hur är det med medarbetarnas delaktighet?
- Här kommunicerar ni på arbetsplatsen?
Den sociala arbetsmiljön handlar bland annat om:
- Hur fungerar samarbetet och det sociala samspelet i verksamheten?
- Hur du som chef och kollega kan ge socialt stöd?

Fördjupa dig mer

Balans mellan krav och resurser i arbetet

Enligt föreskriften ska du som arbetsgivare, i samverkan med skyddsombud och anställda, se till att det finns en balans mellan de krav som arbetet ställer på medarbetarna, och de resurser som de har tillgång till (9 §).

Krav:
- Hur omfattande och svårt är arbetet?
- Hur fysiskt och känslomässigt belastande är det?
- Hur mycket tid har medarbetarna på sig för att utföra sina uppgifter?
Resurser:
- Vilka arbetsmetoder och arbetsredskap har medarbetarna tillgång till?
- Vilka kunskaper har medarbetarna – behöver de lära sig mer för att klara kraven?
- Hur ser det ut med bemanning, är den tillräcklig?
- Har de anställda det stöd från arbetskamrater och chefer som behövs?
- Finns det ett eget handlingsutrymme för medarbetarna?
- Har de tillräckligt med pauser för återhämtning?

Det är oundvikligt att det blir körigt ibland. Ohälsosam arbetsbelastning uppstår först när kraven på dina medarbetare är mer än tillfälligt större än deras resurser.

Det är allvarligt när en obalans är så långvarig att det blir svårt för medarbetarna att återhämta sig tillräckligt.

Vikten av tydlighet

Risken för ohälsosam arbetsbelastning ökar när medarbetarna i tillräcklig utsträckning inte känner till vilka förutsättningar som gäller för arbetet. Som arbetsgivare måste du vara tydlig med följande (10 §):

Det måste vara helt klart för medarbetarna vilka deras arbetsuppgifter är och vem som ska göra vad.
Medarbetarna måste veta vilket resultat deras arbete förväntas ge. Om tiden inte räcker till för att utföra alla arbetsuppgifter inom en viss tidsram måste de få veta vilka uppgifter som ska prioriteras.
Om medarbetarna behöver hjälp och stöd ska det vara tydligt vem de kan vända sig till.

Starkt psykiskt påfrestande arbetsuppgifter

Risken för ohälsosam arbetsbelastning ökar om en medarbetare har starkt psykiskt påfrestande arbetsuppgifter. (11 §).

Ett exempel på det är när en lastbilsförare eller en anställd på en bensinstation utsätts för hot, våld eller rån. Ett annat exempel är när en taxiförare utsätts för vrede och missnöje från en kund, eller en bärgare som kommer till en svår trafikolycka. Ytterligare exempel är om en anställd råkar ut för konflikter med kunder i sitt arbete.

I samverkan med skyddsombud och anställda måste du som chef se till att både du och medarbetarna vet vilka starkt psykiskt påfrestande arbetsuppgifter som kan finnas i verksamheten. Dels för att kunna förebygga dem och dels för att hantera dem när de uppstår.

Ni måste också ha rutiner för åtgärder och stöd om något starkt psykiskt påfrestande inträffar. Och alla ska ha möjlighet, tid och tillfälle, att berätta om de starka psykiska påfrestningar de har i sitt arbete.

Förläggning av arbetstid

Förläggningen av arbetstid påverkar risken för ohälsosam arbetsbelastning (12 §).

Enligt OSA–föreskriften ska du som arbetsgivare sträva efter att förlägga arbetstiden så att det innebär minsta möjliga risk för att medarbetarna utsätts för ohälsosam arbetsbelastning. Det ska vara en del i verksamhetens arbetsmiljöarbete och det ska ske i samverkan med skyddsombud och anställda.

Nattarbete och mycket tidiga morgnar är oundvikliga för yrkesförare och andra. De innebär alltid en belastning för hälsan. Därför är det viktigt med skiftscheman som ger de bästa möjligheterna till återhämtning. Om detta finns mycket kunskap byggd på forskning.

Andra former av arbetstid som ökad risken för ohälsosam arbetsbelastning är delade arbetspass, mycket övertid, långa arbetspass, och krav på att vara ständigt nåbar.

Ibland kan medarbetare föredra en arbetstidsförläggning som exempelvis ger längre sammanhängande ledighet men som på sikt innebär en ökad hälsorisk. Som chef måste du då stå för scheman som innebär en mindre risk – även om de berörda vid tillfället inte uppskattar detta. Men du behöver förstås förklara vilka långsiktiga risker som de annars skulle utsättas för.

Förebygga och hantera kränkande särbehandling

Som arbetsgivare måste du göra klart att det är oacceptabelt med ”handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa, eller att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap” (13 §).

I OSA-föreskrifterna kallas detta för kränkande särbehandling. Till vardags talar man om mobbning. I samverkan med skyddsombud och anställda måste du som chef förebygga det. Det görs som en del i det vanliga arbetsmiljöarbetet genom att ta itu med faktorer som kan ligga bakom den kränkande särbehandlingen. Exempel på faktorer kan vara: missnöje och konflikter som har sin grund i arbetsbelastningen och fördelningen av arbetsuppgifter, dåliga förutsättningar för samarbete, förändringar som skapar motsättningar samt konkurrens mellan olika grupper eller konflikter mellan medarbetare.

Chefer och medarbetare ska tillsammans ta fram en särskild policy om kränkande särbehandling och om hur man bemöter och uppträder mot varandra.

Det måste också finnas en beredskap för att hantera kränkande särbehandling om den inträffar trots förebyggande åtgärder (14 §). Detta kräver rutiner som skyddsombud har varit med om att ta fram och som alla känner till.

Exempel:

Vem tar emot information om att det pågår kränkande särbehandling i verksamheten?
Vad händer med den informationen?
Vad ska den som tar emot informationen göra, idag och under tiden som följer närmast?
Hur och var får utsatta omedelbar hjälp och stöd, utan något dröjsmål?

Ibland kan du som chef behöva ta hjälp av utomstående experter – inte minst för att utreda vad som hänt.

Sist men inte minst

Alla chefer måste ha kunskaper om hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling (6 §).
Tillsammans med skyddsombud och medarbetare måste du sätta upp mål för en god organisatorisk och social arbetsmiljö, för att främja hälsa, och öka förmågan att motverka ohälsa (7 §).
Om det finns fler än 10 arbetstagare i företaget måste ni dokumentera målen (8 §).

Alla paragrafhänvisningar kommer från AFS 2015:4 Organisatorisk och social arbetsmiljö.

Skriv ut

Utbildning

Förslag på utbildningar kopplade till ämnet Organisatorisk och social arbetsmiljö.

I listan hittar du våra kurser kopplade till ämnet Organisatorisk och social arbetsmiljö.

Organisatorisk och social arbetsmiljö, OSA – för dig som vill lära dig grunder för att arbeta med organisatorisk och social arbetsmiljö i samverkan bör gå den här kursen.

Hot och våld på jobbet – vänder sig till dig som vill lära dig mer om säkerhetsaspekter i vardagen och hur du kan bidra till att en besvärlig situation inte förvärras.

Riskhantering – innehåller bland annat praktiska övningar i att identifiera svåra situationer och fungerande metoder, mental förberedelse och vardagstaktik. Exempel från verkligheten ges.

PAM Flyg, PAM Landtransport, PAM Petroleum, PAM Hamn och Stuveri – (PAM-Praktisk arbetsmiljöutbildning), vänder sig till dig som arbetar med arbetsmiljöfrågor och vill bli mer kompetent i att omsätta lagar och regler som styr arbetsmiljön i det dagliga arbetet. Kursen är en grundutbildning i arbetsmiljö. Primärt vänder den sig till skyddsombud utsedda av Transportarbetareförbundet samt tjänstemän och arbetsledare med arbetsuppgifter som rör de kollektivanställdas arbetsmiljö på TYA-anslutna företag.

Skriv ut

Länkar

Bra länkar för dig som vill läsa mer

I listan hittar du webbsidor som är kopplade till ämnet Organisatorisk och social arbetsmiljö.

Se alla inriktingar

Skriv ut

OSA-guiden

Introduktion

Nuläge - företaget

Nuläge - medarbetare

Planera

Praktiska hjälpmedel

Fördjupning

Utbildning

Länkar

Snabbkollen

Kan ni svara Ja på dessa frågor har ni ett fungerande OSA-arbete, om inte finner ni hjälp för OSA-arbetet på övriga sidor i TYAs OSA-guide.

Del 1 - OSA

Del 2 - Kunskaper

Del 3 - Policy kränkande särbehandling

Del 4 - Rutiner

Dela

Introduktion

OSA består av tre huvudområden:

Kom ihåg

Nuläge - företaget

Introduktion till checklistorna

Nuläge - medarbetare

Introduktion till checklistan

Planera

Introduktion till Riskbedömning/sammanställning

Introduktion till Handlingsplan

Praktiska hjälpmedel

Policys, mallar och rutiner

Checklistor

Övriga hjälpmedel

Fördjupning

Fördjupa dig mer

Balans mellan krav och resurser i arbetet

Vikten av tydlighet

Starkt psykiskt påfrestande arbetsuppgifter

Förläggning av arbetstid

Förebygga och hantera kränkande särbehandling

Sist men inte minst

Utbildning

Länkar